Gia hạn visa trường hợp không chuyển việc

Khi visa kỹ sư (技術・人文知識・国際業務) sắp hết hạn và người lao động tiếp tục làm việc tại cùng công ty, cùng vị trí công việc, cần thực hiện thủ tục gia hạn visa để tiếp tục lưu trú hợp pháp.

Nộp hồ sơ gia hạn tại Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản trước 3 tháng tính đến ngày visa hết hạn.
Trong trường hợp chưa có kết quả xét duyệt mà visa hết hạn, người lao động vẫn được phép tiếp tục ở lại Nhật hợp pháp với tư cách lưu trú hiện tại trong vòng 2 tháng (特例期間) kể từ ngày visa hết hạn, nếu đã nộp hồ sơ đúng hạn.

Trước khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ và các giấy tờ cần thiết, bạn cần xác định công ty đang làm việc thuộc nhóm (Category) nào. Việc phân loại công ty theo Category sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thành phần hồ sơ và số lượng tài liệu cần nộp, do mỗi nhóm có yêu cầu khác nhau theo quy định của Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản.
※Tham khảo bài viết: Cách phân loại công ty theo nhóm Category

Danh sách giấy tờ cần chuẩn bị

Công ty nhóm 1

STT	Loại giấy tờ	Ghi chú
1	Đơn xin gia hạn tư cách lưu trú (Gia hạn visa) - Tải file PDF để in và viết tay - Tải file Excel để nhập thông tin bằng máy tính ※Tham khảo cách ghi ở cuối bài viết	Nộp bản gốc (1 bản)
2	Ảnh hồ sơ 3x4 - Kích thước: 4×3 cm - Chụp trong vòng 6 tháng - Chụp chính diện, không đội mũ, rõ nét, không chỉnh sửa - Dùng để dán vào đơn	Nộp bản gốc (1 cái)
3	Bản sao 2 mặt thẻ lưu trú của người xin visa ※ Cầm theo bản gốc khi đi nộp hồ sơ	Nộp bản sao (1 bản)
4	Bản sao trang thông tin hộ chiếu của người xin visa - Trang có ảnh và thông tin cá nhân (Xem bản mẫu) ※ Cầm theo bản gốc khi đi nộp hồ sơ	Nộp bản sao (1 bản)
5	Giấy tờ chứng minh Công ty thuộc Nhóm 1 Một trong các giấy tờ dưới đây: (1) Bản sao Công báo Công ty (Shikiho) hoặc tài liệu chứng minh Công ty đang niêm yết trên sàn chứng khoán của Nhật Bản. Tiếng Nhật: 四季報の写し又は日本の証券取引所に上場していることを証明する文書（写し） (2) Bản sao tài liệu chứng minh Công ty đã được cơ quan quản lý có thẩm quyền cấp phép thành lập. Tiếng Nhật: 主務官庁から設立の許可を受けたことを証明する文書（写し） (3) Tài liệu chứng minh Công ty thuộc diện doanh nghiệp đổi mới sáng tạo được Nhà nước công nhận (ví dụ: bản sao quyết định cấp trợ cấp hoặc hỗ trợ từ cơ quan nhà nước). Tiếng Nhật: 高度専門職省令第１条第１項各号の表の特別加算の項の中欄イ又はロの対象企業（イノベーション創出企業）であることを証明する文書（例えば、補助金交付決定通知書の写し） (4) Tài liệu chứng minh Công ty thuộc nhóm doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện ưu đãi theo quy định (ví dụ: bản sao giấy chứng nhận hoặc giấy công nhận). Tiếng Nhật: 上記「一定の条件を満たす企業等」であることを証明する文書（例えば、認定証等の写し）	Nộp bản sao
6	Đối với nhân viên phái cử (Haken) cần nộp thêm giấy tờ dưới đây (1) Bản cam kết liên quan đến việc phái cử lao động của người nộp đơn a. Dành cho đơn vị sử dụng lao động trực tiếp (công ty phái cử – bên phái cử): 01 bản (Mẫu đơn) b. Dành cho đơn vị tiếp nhận lao động phái cử (bên tiếp nhận phái cử): 01 bản (Mẫu đơn) (2) Bản sao các tài liệu dưới đây để làm rõ nội dung công việc của người nộp đơn tại đơn vị tiếp nhận phái cử và thời hạn của hợp đồng phái cử: a. Thông báo điều kiện lao động (hoặc Hợp đồng lao động): 01 bản Tiếng Nhật: 労働条件通知書（雇用契約書） b. Hợp đồng phái cử lao động cá biệt: 01 bản Tiếng Nhật: 労働者派遣個別契約書 c. Sổ quản lý lao động phái cử của bên phái cử: 01 bản Tiếng Nhật: 派遣元管理台帳 d. Sổ quản lý lao động phái cử của bên tiếp nhận phái cử: 01 bản Tiếng Nhật: 派遣先管理台帳 e. Báo cáo tình hình làm việc: 01 bản Tiếng Nhật: 就業状況報告書g cá biệt (Hợp đồng phái cử lao động giữa bên phái cử và bên tiếp nhận): 01 bản	Mỗi loại 1 bản

Công ty nhóm 2

STT	Loại giấy tờ	Ghi chú
1	Đơn xin gia hạn tư cách lưu trú (Gia hạn visa) - Tải file PDF để in và viết tay - Tải file Excel để nhập thông tin bằng máy tính ※Tham khảo cách ghi ở cuối bài viết	Nộp bản gốc (1 bản)
2	Ảnh hồ sơ 3x4 - Kích thước: 4×3 cm - Chụp trong vòng 6 tháng - Chụp chính diện, không đội mũ, rõ nét, không chỉnh sửa - Dùng để dán vào đơn	Nộp bản gốc (1 cái)
3	Bản sao 2 mặt thẻ lưu trú của người xin visa ※ Cầm theo bản gốc khi đi nộp hồ sơ	Nộp bản sao (1 bản)
4	Bản sao trang thông tin hộ chiếu của người xin visa - Trang có ảnh và thông tin cá nhân (Xem bản mẫu) ※ Cầm theo bản gốc khi đi nộp hồ sơ	Nộp bản sao (1 bản)
5	Giấy tờ chứng minh Công ty thuộc Nhóm 2 Một trong các giấy tờ dưới đây: (1) Bảng tổng hợp các tờ khai pháp định (bao gồm Phiếu khấu trừ thuế thu nhập từ tiền lương của nhân viên) của năm trước (đạt trên 10 triệu yên). Tiếng Nhật: 前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（写し）1,000万円以上 (2) Tài liệu chứng minh Công ty đã được chấp thuận sử dụng Hệ thống nộp hồ sơ lưu trú trực tuyến (ví dụ: email thông báo chấp thuận). Tiếng Nhật: 在留申請オンラインシステムに係る利用申出の承認を受けていることを証明する文書（利用申出に係る承認のお知らせメール等） Chỉ áp dụng đối với các Công ty đã được Cục Xuất nhập cảnh chấp thuận sử dụng Hệ thống nộp hồ sơ lưu trú trực tuyến và đã đăng ký phân loại doanh nghiệp (Category).	Nộp bản sao
6	Đối với nhân viên phái cử (Haken) cần nộp thêm giấy tờ dưới đây (1) Bản cam kết liên quan đến việc phái cử lao động của người nộp đơn a. Dành cho đơn vị sử dụng lao động trực tiếp (công ty phái cử – bên phái cử): 01 bản (Mẫu đơn) b. Dành cho đơn vị tiếp nhận lao động phái cử (bên tiếp nhận phái cử): 01 bản (Mẫu đơn) (2) Bản sao các tài liệu dưới đây để làm rõ nội dung công việc của người nộp đơn tại đơn vị tiếp nhận phái cử và thời hạn của hợp đồng phái cử: a. Thông báo điều kiện lao động (hoặc Hợp đồng lao động): 01 bản Tiếng Nhật: 労働条件通知書（雇用契約書） b. Hợp đồng phái cử lao động cá biệt: 01 bản Tiếng Nhật: 労働者派遣個別契約書 c. Sổ quản lý lao động phái cử của bên phái cử: 01 bản Tiếng Nhật: 派遣元管理台帳 d. Sổ quản lý lao động phái cử của bên tiếp nhận phái cử: 01 bản Tiếng Nhật: 派遣先管理台帳 e. Báo cáo tình hình làm việc: 01 bản Tiếng Nhật: 就業状況報告書g cá biệt (Hợp đồng phái cử lao động giữa bên phái cử và bên tiếp nhận): 01 bản	Mỗi loại 1 bản

Công ty nhóm 3 & 4

STT	Loại giấy tờ	Ghi chú
1	Đơn xin gia hạn tư cách lưu trú (Gia hạn visa) - Tải file PDF để in và viết tay - Tải file Excel để nhập thông tin bằng máy tính ※Tham khảo cách ghi ở cuối bài viết	Nộp bản gốc (1 bản)
2	Ảnh hồ sơ 3x4 - Kích thước: 4×3 cm - Chụp trong vòng 6 tháng - Chụp chính diện, không đội mũ, rõ nét, không chỉnh sửa - Dùng để dán vào đơn	Nộp bản gốc (1 cái)
3	Bản sao 2 mặt thẻ lưu trú của người xin visa ※ Cầm theo bản gốc khi đi nộp hồ sơ	Nộp bản sao (1 bản)
4	Bản sao trang thông tin hộ chiếu của người xin visa - Trang có ảnh và thông tin cá nhân (Xem bản mẫu) - Không cần bản dịch ※ Cầm theo bản gốc khi đi nộp hồ sơ	Nộp bản sao (1 bản)
5	Giấy chứng nhận thuế cư trú của người bảo lãnh - 課税証明書（Kazei Shoumeisho）/ 非課税証明書 (Hikazei Shoumeisho) - 納税証明書（Nozei Shoumeisho） ※ Xin tại Ủy ban nhân dân thành phố/quận nơi đang cư trú (市役所 hoặc 区役所) ※ Xin năm gần nhất (trường hợp đã làm việc trên 1 năm tại Nhật) ※ Ngày 1/1 năm đó lưu trú ở đâu thì xin giấy thuế năm đó tại Shi đó	Nộp bản gốc (mỗi loại 1 bản)
6	Bảng tổng hợp các tờ khai pháp định (bao gồm Phiếu khấu trừ thuế thu nhập từ tiền lương của nhân viên) của năm trước - Tên tiếng Nhật "前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表" - Công ty tiếp nhận tại Nhật chuẩn bị - Xem bản mẫu	Nộp bản sao (1 bản)
7	Đơn cam kết của người đại diện công ty - Tên tiếng Nhật "所属機関の代表者に関する申告書" - Tải đơn tại đây	Nộp bản gốc (1 bản)
8	Trường hợp công việc yêu cầu sử dụng ngoại ngữ trong giao tiếp với khách hàng hoặc đối tác, cần nộp tài liệu chứng minh năng lực ngôn ngữ đạt trình độ tương đương CEFR B2 trở lên (tiếng Nhật tương đương JLPT N2 trở lên).	Nộp bản sao
9	Đối với nhân viên phái cử (Haken) cần nộp thêm giấy tờ dưới đây (1) Bản cam kết liên quan đến việc phái cử lao động của người nộp đơn a. Dành cho đơn vị sử dụng lao động trực tiếp (công ty phái cử – bên phái cử): 01 bản (Mẫu đơn) b. Dành cho đơn vị tiếp nhận lao động phái cử (bên tiếp nhận phái cử): 01 bản (Mẫu đơn) (2) Bản sao các tài liệu dưới đây để làm rõ nội dung công việc của người nộp đơn tại đơn vị tiếp nhận phái cử và thời hạn của hợp đồng phái cử: a. Thông báo điều kiện lao động (hoặc Hợp đồng lao động): 01 bản Tiếng Nhật: 労働条件通知書（雇用契約書） b. Hợp đồng phái cử lao động cá biệt: 01 bản Tiếng Nhật: 労働者派遣個別契約書 c. Sổ quản lý lao động phái cử của bên phái cử: 01 bản Tiếng Nhật: 派遣元管理台帳 d. Sổ quản lý lao động phái cử của bên tiếp nhận phái cử: 01 bản Tiếng Nhật: 派遣先管理台帳 e. Báo cáo tình hình làm việc: 01 bản Tiếng Nhật: 就業状況報告書g cá biệt (Hợp đồng phái cử lao động giữa bên phái cử và bên tiếp nhận): 01 bản	Mỗi loại 1 bản

🔎 Tra cứu thông tin Cục Nyukan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ của bạn

Cách ghi đơn gia hạn visa

(Trường hợp nhân viên chính thức, không chuyển việc)

FSO Translation – Dịch thuật tiếng Nhật tại Nhật. Chuyên dịch: bằng cấp, giấy kết hôn, giấy khai sinh, giấy tờ thai sản, miễn giảm thuế,… Giá từ ¥1,000~. Liên hệ ngay