Cách xác định Công ty thuộc nhóm (category) nào khi làm thủ tục visa kỹ sư

Khi thực hiện thủ tục xin tư cách lưu trú「技術・人文知識・国際業務」(Kỹ thuật・Tri thức nhân văn・Nghiệp vụ quốc tế) tại Nhật Bản, các giấy tờ cần nộp sẽ khác nhau tùy theo Category của tổ chức tiếp nhận (所属機関).

Hiện nay, các tổ chức được chia thành Category 1～4. Việc xác định đúng Category ngay từ đầu sẽ giúp người lao động và doanh nghiệp chuẩn bị đúng hồ sơ, hạn chế việc phải bổ sung giấy tờ sau khi đã nộp hồ sơ.

Đặc biệt lưu ý từ ngày 15/4/2026

Từ ngày 15/4/2026, đối với trường hợp tổ chức tiếp nhận thuộc Category 3 hoặc Category 4, nếu người lao động thực hiện công việc chủ yếu sử dụng năng lực ngôn ngữ để làm công việc đối nhân, hồ sơ có thể phải bổ sung tài liệu chứng minh năng lực ngôn ngữ sử dụng trong công việc tương đương CEFR B2.

Ví dụ, có thể bao gồm các công việc như:

• Phiên dịch, biên dịch
• Công việc tiếp khách, chăm sóc khách hàng chủ yếu bằng ngôn ngữ
• Một số công việc kinh doanh, tư vấn hoặc marketing có tính chất đối nhân và chủ yếu sử dụng năng lực ngôn ngữ
• Các công việc mà năng lực ngôn ngữ là yếu tố chính để thực hiện công việc

Đối với tiếng Nhật, một số trường hợp được xem là tương đương CEFR B2, chẳng hạn:

• JLPT N2 trở lên
• BJT Business Japanese Proficiency Test từ 400 điểm trở lên
• Một số trường hợp khác được Cục Xuất nhập cảnh quy định là tương đương, chẳng hạn tốt nghiệp đại học tại Nhật Bản hoặc đáp ứng một số điều kiện về quá trình học tập, cư trú tại Nhật.

Lưu ý: Đây là yêu cầu về tài liệu chứng minh năng lực ngôn ngữ trong một số trường hợp thuộc Category 3・4, không có nghĩa là tất cả người xin「技術・人文知識・国際業務」đều bắt buộc phải có JLPT N2.

Làm sao để biết công ty thuộc Category mấy?

Category 1

Category 1 bao gồm các tổ chức thuộc nhóm có mức độ tin cậy cao theo quy định, chẳng hạn:

• Công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Nhật Bản
• Công ty bảo hiểm dạng tương hỗ
• Cơ quan nhà nước hoặc chính quyền địa phương của Nhật Bản hoặc nước ngoài
• Cơ quan hành chính độc lập
• Một số pháp nhân đặc biệt hoặc pháp nhân được cấp phép
• Một số tổ chức công ích được công nhận
• Một số doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện đặc biệt theo quy định.

Trong trường hợp công ty niêm yết, người lao động có thể kiểm tra tương đối dễ dàng thông qua thông tin công khai của doanh nghiệp hoặc thông tin niêm yết.

Category 2

Category 2 chủ yếu được xác định dựa trên tình hình khấu trừ thuế thu nhập từ tiền lương của năm trước được thể hiện trong 法定調書合計表.

Một tiêu chí quan trọng là tổng số 源泉徴収税額 trong bảng liên quan đạt từ 10 triệu yên trở lên. Ngoài ra, một số tổ chức có thể thuộc Category 2 nếu đáp ứng các điều kiện khác theo quy định.

Đây là thông tin liên quan đến hồ sơ thuế và tài liệu nội bộ của doanh nghiệp, vì vậy người lao động thường không thể tự xác định chính xác chỉ bằng cách tìm kiếm trên Internet.

Category 3

Category 3 là các tổ chức đã nộp 法定調書合計表 nhưng không thuộc Category 2.

Nói đơn giản, đây là nhóm doanh nghiệp khá phổ biến, bao gồm nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Việc xác định Category 3 thường cần căn cứ vào tài liệu thuế của doanh nghiệp, do đó người lao động không nên tự suy đoán chỉ dựa trên quy mô, số lượng nhân viên hoặc doanh thu của công ty.

Category 4

Category 4 là các tổ chức không thuộc Category 1～3.

Ví dụ thường gặp là doanh nghiệp mới thành lập hoặc trường hợp doanh nghiệp chưa thể nộp 法定調書合計表 theo yêu cầu của hồ sơ.

Đối với Category 4, hồ sơ có thể phải bổ sung các tài liệu giải thích lý do chưa thể nộp 法定調書合計表, chẳng hạn tài liệu liên quan đến việc thành lập cơ sở trả lương và tình hình khấu trừ thuế.

Người lao động có thể tự kiểm tra Category của công ty không?

Không phải lúc nào cũng có thể.

Đối với Category 1, trong một số trường hợp như công ty niêm yết, người lao động có thể tự kiểm tra thông tin công khai.

Tuy nhiên, đối với Category 2～4, việc phân loại thường liên quan đến tài liệu thuế và tình trạng hồ sơ của doanh nghiệp. Vì vậy, cách chính xác và nhanh nhất là hỏi trực tiếp người phụ trách tại công ty.

Bạn có thể liên hệ:

• 人事部 – Phòng nhân sự
• 総務部 – Bộ phận tổng vụ
• 経理部 – Phòng kế toán
• Người phụ trách hồ sơ người nước ngoài hoặc hồ sơ lưu trú của công ty

Mẫu câu hỏi bằng tiếng Nhật

Bạn có thể hỏi người phụ trách công ty như sau:

「技術・人文知識・国際業務の在留資格申請に必要な書類を確認しているのですが、当社はカテゴリー1～4のどれに該当しますでしょうか。」

Nghĩa:
“Tôi đang kiểm tra các giấy tờ cần thiết để làm thủ tục tư cách lưu trú 技術・人文知識・国際業務. Xin cho tôi hỏi công ty mình thuộc Category 1～4 nào ạ?”

Nếu người phụ trách chưa hiểu “Category” đang nói đến vấn đề gì, có thể giải thích thêm:

「出入国在留管理庁が定めている、在留資格申請上の所属機関のカテゴリーについてです。」

Nghĩa:
“Tôi đang hỏi về Category của tổ chức tiếp nhận được Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú quy định trong hồ sơ xin tư cách lưu trú.”

Nếu muốn nhờ họ kiểm tra giúp:

「お手数ですが、ご確認いただけますでしょうか。」

Nghĩa:
“Phiền anh/chị kiểm tra giúp tôi được không ạ?”

Vì sao cần xác định đúng Category?

Việc xác định đúng Category của công ty trước khi chuẩn bị hồ sơ sẽ giúp:

• Xác định chính xác những giấy tờ doanh nghiệp cần cung cấp
• Hạn chế thiếu hồ sơ khi nộp đơn
• Tránh phải bổ sung giấy tờ sau khi hồ sơ đã được tiếp nhận
• Đặc biệt lưu ý các yêu cầu mới áp dụng từ 15/4/2026 đối với Category 3・4.

Lưu ý: Không nên chỉ dựa vào Category của công ty trong lần xin visa trước để chuẩn bị cho lần xin COE, chuyển đổi hoặc gia hạn tiếp theo. Category được xác định dựa trên tình trạng và tài liệu của tổ chức tại thời điểm làm hồ sơ, vì vậy nên xác nhận lại với công ty trước mỗi lần làm thủ tục.

Ngoài ra, Category của công ty và điều kiện để được cấp tư cách lưu trú là hai vấn đề khác nhau. Việc công ty thuộc Category 1 hoặc 2 không đồng nghĩa với việc hồ sơ đương nhiên được cấp; người lao động vẫn phải đáp ứng các điều kiện của tư cách lưu trú「技術・人文知識・国際業務」và công việc thực tế phải phù hợp với quy định.

FSO Translation – Dịch thuật tiếng Nhật tại Nhật. Chuyên dịch: bằng cấp, giấy kết hôn, giấy khai sinh, giấy tờ thai sản, miễn giảm thuế,… Giá từ ¥1,000~. Liên hệ ngay