Hướng dẫn ghi đơn xin nghỉ việc

Trong môi trường làm việc tại Nhật Bản, việc xin nghỉ việc không chỉ là thủ tục hành chính mà còn liên quan trực tiếp đến phép lịch sự, thứ bậc và quan hệ lao động. Hai loại đơn thường gặp là 退職願 (Taishokunegai) và 退職届 (Taishokunegai) , tuy nhìn giống nhau nhưng bản chất hoàn toàn khác.

---

1. Phân biệt rõ 2 loại đơn xin nghỉ việc

退職願（Taishokunegai）

• Là đơn xin phép nghỉ việc.
• Mang tính đề nghị, cần sự chấp thuận của công ty.
• Sau khi nộp, công ty có thể: Đồng ý, Hoặc thương lượng lại thời điểm nghỉ.
• Có thể rút lại nếu công ty chưa chính thức chấp thuận.
• Thường được sử dụng: Khi muốn nghỉ việc trong hòa khí, Khi còn đang trong quá trình trao đổi với cấp trên.

退職届（Taishokutodoke）

• Là đơn thông báo nghỉ việc.
• Mang tính xác nhận ý chí đơn phương của người lao động.
• Sau khi nộp: Về nguyên tắc không thể rút lại. Công ty chỉ tiếp nhận và xử lý thủ tục.
• Thường dùng: Sau khi đã được chấp thuận nghỉ việc, Hoặc trong trường hợp quyết định nghỉ là không thay đổi.

Thực tế phổ biến tại Nhật:
Người lao động nộp 退職願 (Taishokunegai) trước, sau khi được chấp thuận thì chuyển sang 退職届 (Taishokunegai) để hoàn tất thủ tục.

---

2. Các mẫu đơn

退職願（Taishokunegai）
Bản viết ngang: File word dùng để đánh máy hoặc File PDF dùng để in và ghi tay
Bản viết dọc: File word dùng để đánh máy hoặc File PDF dùng để in và ghi tay

退職届（Taishokutodoke）
Bản viết ngang: File word dùng để đánh máy hoặc File PDF dùng để in và ghi tay
Bản viết dọc: File word dùng để đánh máy hoặc File PDF dùng để in và ghi tay

---

3. Hình thức đơn xin nghỉ việc

Đơn xin nghỉ việc tại Nhật có yêu cầu khá nghiêm ngặt về hình thức, thể hiện sự tôn trọng tổ chức.

• Viết tay hoặc đánh máy đều được
• Giấy khổ A4 hoặc B5
• Giấy trắng, mực đen
• Có thể: Viết ngang hoặc viết dọc (truyền thống, người Nhật thường dùng)

---

4. Bố cục tiêu chuẩn của đơn 退職願 / 退職届

Một lá đơn chuẩn mực thường bao gồm đầy đủ các thành phần sau:

1. Tiêu đề: 職願 hoặc 退職届
2. Cụm mở đầu: 私儀 hoặc 私事 (cách mở đầu trang trọng, đúng phép trong văn bản hành chính cá nhân)
3. Lý do nghỉ việc: 一身上の都合により(lý do cá nhân, không nêu nguyên nhân tiêu cực)
4. Ngày nghỉ việc dự kiến: Ghi rõ thời điểm mong muốn chấm dứt hợp đồng
5. Lời xác nhận và cảm ơn: Thể hiện sự biết ơn đối với công ty, cấp trên và đồng nghiệp
6. Ngày viết đơn: Theo định dạng: YYYY年MM月DD日
7. Thông tin người viết: Họ tên, Bộ phận, Chữ ký (bắt buộc, kể cả đơn đánh máy)
8. Tên người nhận: Thường là Giám đốc công ty Hoặc người có thẩm quyền, Kèm kính ngữ: 様 hoặc 殿

---

5. Những lưu ý quan trọng khi xin nghỉ việc tại Nhật

Đây là những điểm rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín cá nhân và các thủ tục sau này (visa, giấy tờ, giới thiệu công việc…):

• Nên trao đổi với cấp trên trước khi nộp đơn
• Giữ thái độ: Nghiêm túc, Hợp tác, Có trách nhiệm cho đến ngày làm việc cuối cùng
• Không nói xấu công ty, không nghỉ việc đột ngột
• Sau khi viết xong:
  – Gấp đơn làm 3
  – Cho vào phong bì
  – Không dán kín
  – Bên ngoài ghi: 退職願 hoặc 退職届
  

FSO Translation – Dịch thuật tiếng Nhật tại Nhật. Dịch các loại bằng cấp, giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh, giấy tờ thai sản, giấy tờ miễn giảm thuế,… Giá từ ¥1,000~. Liên hệ ngay