Hướng dẫn gọi điện cho Cục Quản lý XNC Nyukan để xác nhận tình trạng hồ sơ

Khi chờ đợi kết quả COE, chuyển đổi hay gia hạn visa mà thời gian xét duyệt đã kéo dài hơn dự kiến, bạn hoàn toàn có thể gọi điện trực tiếp đến Cục Xuất Nhập Cảnh (Nyukan) phụ trách khu vực của mình để hỏi thăm tình hình.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ chuẩn bị đến cách nói chuyện cụ thể giúp bạn tự tin thực hiện cuộc gọi.

1. Những thông tin cần chuẩn bị trước khi gọi

Trước khi nhấc máy bấm số, bạn cần để sẵn các giấy tờ sau ngay trước mặt để đọc thông tin khi nhân viên yêu cầu:

• Phiếu tiếp nhận hồ sơ (申請受付票 – Shinsei Uketsuke Hyo): Tờ giấy mà Cục đã đưa cho bạn khi bạn nộp hồ sơ. Trên đó có ghi mã số hồ sơ (申請番号 – Shinsei bango).

2. Các bước tiến hành cuộc gọi

1. Gọi vào số điện thoại của Cục Xuất Nhập Cảnh nơi bạn đã nộp hồ sơ.
2. Khi tổng đài tự động hoặc nhân viên nhấc máy, hãy chào hỏi lịch sự.
3. Trình bày lý do bạn gọi (muốn xác nhận tình trạng hồ sơ, hỏi về tiến độ hoặc việc bổ sung giấy tờ).
4. Cung cấp mã số hồ sơ và thông tin cá nhân theo yêu cầu của nhân viên.
5. Lắng nghe câu trả lời, ghi chép lại và gửi lời cảm ơn trước khi cúp máy.

3. Mẫu câu giao tiếp tiếng Nhật khi gọi điện

Bước 1: Mở đầu và nêu lý do

Tiếng Nhật:

すみません、在留資格認定証明書（在留資格変更／在留期間更新）の審査状況を確認したいのですが。

Romaji:

Sumimasen, zairyu shikaku nintei shomeisho (zairyu shikaku henko / zairyu kikan koshin) no shinsa jokyo o kakunin shitai n desu ka.

Nghĩa tiếng Việt:

Xin lỗi, tôi muốn xác nhận tình trạng xét duyệt giấy chứng nhận tư cách lưu trú (chuyển đổi tư cách lưu trú / gia hạn thời gian lưu trú) của mình.

Bước 2: Cung cấp thông tin hồ sơ theo yêu cầu

Nhân viên sẽ hỏi bạn số biên nhận (giấy tiếp nhận hồ sơ). Bạn hãy dùng mẫu câu sau để đọc số:

Tiếng Nhật:

申請番号は【Số hồ sơ của bạn】です。名前は【Tên của bạn】です。

Romaji:

Shinsei bango wa [Số hồ sơ] desu. Namae wa [Tên của bạn] desu.

Nghĩa tiếng Việt:

Số tiếp nhận của tôi là [Số hồ sơ]. Tên tôi là [Tên của bạn].

(Ví dụ: Nếu số trên giấy của bạn là 1234, hãy nói: “Ichini-san-yon desu”)

Bước 3: Hỏi về kết quả, tiến độ và yêu cầu bổ sung giấy tờ (ĐẶC BIỆT QUAN TRỌNG)

Bạn có thể kết hợp hỏi về tiến độ, khéo léo bày tỏ mong muốn được xét duyệt nhanh (nếu có lý do cấp thiết) và hỏi xem hồ sơ có thiếu sót gì không:

Tiếng Nhật (Hỏi tình trạng chung & xin xét nhanh nếu có lý do):

現在、どのような状況でしょうか。実は【Lý do, ví dụ: công việc bắt đầu gấp / vé máy bay đã đặt…】ので、できれば早めに結果を教えていただけますでしょうか。

Romaji:

Genzai, dono yona jokyo desu ka. Jitsu wa [Lý do] node, dekireba hayame ni kekka o oshiete itadakemasu desho ka?

Nghĩa tiếng Việt:

Hiện tại hồ sơ đang ở tình trạng nào rồi ạ? Thực tế là vì [Lý do, ví dụ: công việc sắp bắt đầu / đã đặt vé máy bay…], nên nếu được, anh/chị có thể cho tôi biết kết quả sớm hơn một chút được không ạ?

Tiếng Nhật (Hỏi xem có cần bổ sung giấy tờ gì không):

何か追加で提出する書類はありますでしょうか？

Romaji:

Nani ka tsuika de teishutsu suru shorui wa arimasu desho ka?

Nghĩa tiếng Việt:

Hồ sơ có cần phải nộp bổ sung giấy tờ gì nữa không ạ?

Bước 4: Cảm ơn và kết thúc cuộc gọi

Tiếng Nhật:

わかりました。お忙しいところ、ありがとうございました。失礼します。

Romaji:

Wakarimashita. Oisogashii tokoro, arigato gozaimashita. Shitsurei shimasu.

Nghĩa tiếng Việt:

Tôi đã hiểu rồi ạ. Cảm ơn anh/chị đã mất thời gian hỗ trợ. Xin phép cúp máy ạ.

💡 Lưu ý quan trọng:

• Về việc xin xét nhanh: Cục Xuất Nhập Cảnh xử lý hồ sơ theo quy trình và số lượng rất lớn, nên thông thường họ không thể đẩy nhanh tiến độ chỉ vì yêu cầu cá nhân trừ khi bạn có lý do nhân đạo hoặc trường hợp khẩn cấp đặc biệt. Tuy nhiên, việc hỏi câu này giúp bạn biết được hồ sơ đã đến công đoạn nào.
• Về việc hỏi bổ sung giấy tờ: Đây là câu hỏi rất khôn ngoan. Nếu hồ sơ của bạn đang bị kẹt do thiếu giấy tờ mà Cục chưa kịp gửi thông báo (hagaki yêu cầu bổ sung), nhân viên sẽ thông báo ngay cho bạn qua điện thoại, giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian chờ đợi.
• Nhân viên Cục Xuất Nhập Cảnh thường nói rất nhanh và dùng kính ngữ chuẩn. Nếu chưa nghe rõ, bạn có thể lịch sự nhờ họ nói chậm lại bằng câu: “Sumimasen, mo sukoshi yukkuri hanashite kudasai” (Xin lỗi, phiền bạn nói chậm lại một chút).

FSO Translation – Dịch thuật tiếng Nhật tại Nhật. Chuyên dịch: bằng cấp, giấy kết hôn, giấy khai sinh, giấy tờ thai sản, miễn giảm thuế,… Giá từ ¥1,000~. Liên hệ ngay