Mất thẻ lưu trú ở Nhật: cần làm gì và phải xử lý trong bao lâu?

在留カード (thẻ lưu trú) là giấy tờ quan trọng đối với người nước ngoài đang sinh sống tại Nhật Bản. Nếu chẳng may làm mất, bị trộm hoặc thất lạc thẻ, bạn cần nhanh chóng thực hiện thủ tục cấp lại thẻ lưu trú để tránh ảnh hưởng đến việc sinh sống, làm việc và thực hiện các thủ tục hành chính.

Dưới đây là hướng dẫn theo từng trường hợp.

1. Mất thẻ lưu trú khi đang ở Nhật

Bước 1: Báo cảnh sát và lấy giấy xác nhận

Tùy nguyên nhân mất thẻ, bạn cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh việc mất, được gọi chung là 所持を失ったことを証する資料.

• Làm mất/đánh rơi: 遺失届出証明書
• Bị trộm: 盗難届出証明書
• Mất do thiên tai, tai nạn: 罹災証明書
• Không có các giấy tờ trên: Giấy giải trình nêu rõ lý do và hoàn cảnh mất thẻ
  （理由及び紛失した状況を記載した理由書）

Khi khai báo với cảnh sát, nên giữ lại số tiếp nhận hồ sơ (届出受理番号) vì có thể cần khi thực hiện thủ tục cấp lại.

Bước 2: Xin cấp lại thẻ tại cơ quan xuất nhập cảnh (Nyukan)

Sau khi hoàn tất việc khai báo, bạn cần làm thủ tục 在留カード再交付申請 tại cơ quan xuất nhập cảnh có thẩm quyền.

Thời hạn: về nguyên tắc, phải thực hiện trong vòng 14 ngày kể từ ngày biết việc mất thẻ.

Hồ sơ cơ bản gồm:

• 在留カード再交付申請書 – Đơn xin cấp lại thẻ lưu trú.
  Tải đơn tại đây (File PDF) (File Excel)
• Ảnh thẻ 3×4 – Ảnh theo đúng quy định.
• 所持を失ったことを証する資料 – Giấy tờ chứng minh việc mất thẻ.
• Hộ chiếu – Trường hợp còn hộ chiếu.
• Giấy ủy quyền nếu nhờ người khác thực hiện thủ tục. (Tải đơn tại đây)

Lưu ý: Tùy từng trường hợp, cơ quan xuất nhập cảnh có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ. Nếu tình huống phức tạp, nên xác nhận trước với cơ quan xuất nhập cảnh.

2. Mất thẻ lưu trú khi đang ở nước ngoài

Đây là trường hợp cần đặc biệt lưu ý, nhất là khi bạn sắp quay lại Nhật.

Trường hợp 1: chỉ mất thẻ lưu trú, vẫn còn hộ chiếu

Nếu trước khi rời Nhật bạn đã sử dụng みなし再入国許可 (giấy phép tái nhập cảnh đặc biệt) và vẫn còn hiệu lực, về nguyên tắc bạn có thể sử dụng quyền tái nhập cảnh để quay lại Nhật.

Tuy nhiên, việc không có thẻ lưu trú có thể khiến quá trình làm thủ tục tại sân bay hoặc lên máy bay gặp khó khăn.

Bạn nên:

• Khai báo việc mất thẻ với cơ quan cảnh sát tại nước sở tại.
• Lấy giấy tờ chứng minh việc mất thẻ (所持を失ったことを証する資料).
• Nếu cần, chuẩn bị bản dịch tiếng Nhật.
• Trước khi trở lại Nhật, có thể nhờ người thân hoặc người đại diện tại Nhật làm thủ tục xin 再入国許可期限証明書 tại cơ quan xuất nhập cảnh.

Sau khi quay lại Nhật, cần làm thủ tục cấp lại thẻ lưu trú trong vòng 14 ngày.

Trường hợp 2: mất cả thẻ lưu trú và hộ chiếu

Trường hợp này cần xử lý theo nhiều bước hơn:

1. Làm lại hộ chiếu

Liên hệ Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại để làm thủ tục cấp lại hộ chiếu hoặc giấy tờ cần thiết cho việc trở về Việt Nam/Nhật Bản, tùy trường hợp.

2. Xin giấy xác nhận thời hạn tái nhập cảnh

Người thân, người đại diện hoặc đơn vị liên quan tại Nhật có thể làm thủ tục xin 再入国許可期限証明書 tại cơ quan xuất nhập cảnh.

3. Chuẩn bị hồ sơ

Tùy trường hợp có thể cần:

• 再入国許可期限証明願
• 所持を失ったことを証する資料
• 委任状 nếu nhờ người khác làm thay
• Các giấy tờ liên quan khác

Sau khi có giấy tờ cần thiết, bạn có thể sử dụng chúng để hoàn tất thủ tục quay lại Nhật theo hướng dẫn của cơ quan chức năng.

3. cần nhớ điều gì khi bị mất thẻ?

Nếu mất thẻ tại Nhật:
→ Khai báo việc mất → Chuẩn bị giấy tờ chứng minh → Xin cấp lại thẻ trong thời hạn quy định.

Nếu mất thẻ khi đang ở nước ngoài:
→ Khai báo việc mất → Kiểm tra tình trạng tái nhập cảnh → Chuẩn bị giấy tờ cần thiết → Quay lại Nhật → Xin cấp lại thẻ.

Đặc biệt, không nên tự ý bỏ qua thủ tục vì cho rằng chỉ cần làm lại thẻ sau này. Thẻ lưu trú là giấy tờ quan trọng đối với người nước ngoài tại Nhật, vì vậy khi bị mất cần xử lý càng sớm càng tốt.

FSO Translation – Dịch thuật tiếng Nhật tại Nhật. Chuyên dịch: bằng cấp, giấy kết hôn, giấy khai sinh, giấy tờ thai sản, miễn giảm thuế,… Giá từ ¥1,000~. Liên hệ ngay