Hướng dẫn xử lý khi bị mất thẻ lưu trú

Thẻ lưu trú (在留カード) là giấy tờ quan trọng chứng minh tư cách lưu trú và hoạt động tại Nhật. Việc mất thẻ cần được xử lý nhanh chóng để tránh vi phạm pháp luật hoặc gặp rắc rối trong sinh hoạt hàng ngày. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp.

1. Mất thẻ lưu trú tại Nhật

Bước 1: Báo cảnh sát

Trường hợp đánh rơi thẻ: Khai 遺失届出証明書 (いしつとどけでしょうめいしょ)
Trường hợp bị lấy trộm: Khai 盗難届出証明書 (とうなんとどけでしょうめいしょ)
Trường hợp do thiên tai, tai nạn: Nộp 罹災証明書 (りさいしょうめいしょ)
Trường hợp không có các giấy trên: Viết giấy giải trình lý do mất thẻ (理由及び紛失した状況を記載した理由書)

Các loại giấy tờ trên gọi chung là 所持を失ったことを証する資料 (giấy tờ chứng minh việc đánh mất thẻ).

Bước 2: Xin cấp lại thẻ lưu trú tại Cục Xuất Nhập Cảnh (入国管理局)

Thời hạn: trong vòng 14 ngày kể từ ngày mất
Hồ sơ cần nộp:
1. 在留カード再交付申請書 (Đơn xin cấp lại thẻ lưu trú)
2. Hình chụp mới (trong vòng 3 tháng)
3. 所持を失ったことを証する資料 (1 trong 4 loại đã nêu)
4. Hộ chiếu (nếu mất hộ chiếu, cần thêm giấy giải trình)

Lưu ý: Tuỳ trường hợp có thể cần giấy tờ bổ sung. Nên liên hệ Cục XNC trước khi nộp hồ sơ.

2. Mất thẻ lưu trú khi đang ở nước ngoài

Trường hợp vẫn còn hộ chiếu

Bạn vẫn có thể sử dụng quyền tái nhập cảnh (みなし再入国許可) nếu trước khi xuất cảnh đã tick vào ô 「一時的出国であり再入国する予定です」 trên tờ 再入国出国記録.
Khi nhập cảnh trở lại Nhật, phải nộp hồ sơ xin cấp lại thẻ lưu trú trong vòng 14 ngày kể từ ngày quay lại.
Cần giấy chứng nhận mất thẻ (所持を失ったことを証する資料) tại cảnh sát nước sở tại, dịch sang tiếng Nhật nếu cần.

Lưu ý: Hãng hàng không có thể từ chối vận chuyển nếu bạn không xuất trình thẻ lưu trú, do trách nhiệm về người nhập cảnh trái phép thuộc về họ. Giải pháp: nhờ người thân tại Nhật xin 再入国許可期限証明書 và gửi cho bạn trước khi bay.

Trường hợp mất cả thẻ lưu trú và hộ chiếu

Làm lại hộ chiếu mới tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam.
Xin 再入国許可期限証明書 tại Cục XNC Nhật Bản thông qua người đại diện (gia đình, trường học, công ty).
Chuẩn bị giấy ủy nhiệm (委任状) nếu không phải là người thân trực tiếp đi làm thủ tục.
Các giấy tờ cần thiết:
- 再入国許可期限証明願 (Link mẫu đơn)
- 所持を失ったことを証する資料 (dịch sang tiếng Nhật nếu cần)
- 委任状 (trường hợp người đại diện)
Sau khi hoàn tất, giấy phép tái nhập cảnh có thể nhận trong ngày, và bạn có thể nhập cảnh Nhật bình thường.

Lưu ý: Giấy tờ ủy nhiệm cần chính người mất thẻ ký, nên chuẩn bị 1 bản sao dự phòng để nộp sau khi về Nhật làm lại thẻ.

3. Thời hạn và nghĩa vụ

Tại Nhật: Xin cấp lại thẻ trong vòng 14 ngày kể từ ngày mất
Ở nước ngoài: Xin cấp lại thẻ trong vòng 14 ngày kể từ ngày quay lại Nhật
Không làm đúng thời hạn có thể bị phạt tiền, vì thẻ lưu trú là giấy tờ quan trọng chứng minh tư cách lưu trú và quyền sinh sống, hoạt động tại Nhật.