Thủ tục chuyển đổi visa 1. Đối tượng áp dụng Người đang lưu trú tại Nhật với tư cách khác (ví dụ du học sinh, lao động kỹ thuật, visa gia đình…) và là con hợp pháp của người Nhật muốn chuyển sang tư cách lưu trú “Con người Nhật”. 2. Hồ sơ cần chuẩn bị Đơn xin chuyển đổi tư cách lưu trú. Giấy khai sinh hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ cha mẹ – con hợp pháp. Giấy tờ chứng minh tư cách người Nhật (hộ chiếu, thẻ cư trú…). Giấy tờ chứng minh khả năng tài chính và nơi cư trú hợp pháp của người bảo lãnh. 3. Quy trình Nộp hồ sơ chuyển đổi tại Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản trước khi visa hiện tại hết hạn. Chờ xét duyệt (khoảng 1–3 tháng). Nếu được chấp thuận, nhận thẻ lưu trú mới với tư cách “Con người Nhật”. 4. Lưu ý Trong thời gian chờ xét duyệt, nếu nộp hồ sơ đúng hạn, bạn được phép tiếp tục lưu trú hợp pháp theo visa cũ. Việc chứng minh mối quan hệ thật sự (cha mẹ – con) rất quan trọng để tránh bị nghi ngờ và từ chối hồ sơ. Danh sách giấy tờ cần chuẩn bị STTLoại giấy tờGhi chú 1Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú (Chuyển đổi visa) - Tải file PDF để in và viết tay - Tải file Excel để nhập thông tin bằng máy tính ※Tham khảo cách ghi ở cuối bài viếtNộp bản gốc (1 bản) 2Ảnh thẻ 3x4 - Kích thước: 4×3 cm - Chụp trong vòng 6 tháng - Chụp chính diện, không đội mũ, rõ nét - Dùng để dán vào đơn ※Người dưới 16 tuổi không cần nộp ảnhNộp bản gốc (1 cái) 3Bản sao hộ tịch (toàn bộ nội dung) của người Nhật – 1 bản - Đây là tài liệu chứng minh mối quan hệ huyết thống giữa người nộp đơn và cha/mẹ là người Nhật Bản (trong trường hợp người nộp đơn là con của công dân Nhật Bản). - Phải là bản đầy đủ (toàn bộ thông tin – 全部事項証明書). - Trong trường hợp cha hoặc mẹ đã qua đời, cần nộp 除籍謄本 (hộ tịch đã xóa) ghi lại toàn bộ lịch sử đăng ký hộ tịch liên quan. ※ Có thể xin tại Cơ quan hành chính địa phương (市区町村役場) nơi người cha/mẹ từng đăng ký hộ tịch.Nộp bản sao (1 bản) 4Trường hợp sinh ra tại Nhật Bản - Nộp một trong các tài liệu sau (1 bản) a. Giấy chứng nhận đã thụ lý đăng ký khai sinh (出生届受理証明書) b. Giấy chứng nhận đã tiếp nhận đăng ký nhận con (認知届受理証明書) - Chỉ cần nộp một trong hai loại giấy tờ trên. - Phải là bản được cấp trong vòng 3 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. - Trường hợp (b) - Giấy tiếp nhận đăng ký nhận con, chỉ áp dụng nếu đã thực hiện thủ tục nhận con tại cơ quan hành chính Nhật Bản. - Các giấy tờ này có thể được xin tại ủy ban hành chính địa phương (市区町村役場) nơi đã nộp khai sinh hoặc đăng ký nhận con.Nộp bản sao (1 bản) 5Trường hợp sinh ra ở nước ngoài - Nộp một trong các giấy tờ sau (1 bản) a. Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi sinh cấp b. Giấy chứng nhận về việc nhận con do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi sinh cấp ※ Áp dụng chỉ đối với người có giấy tờ liên quan đến việc nhận con. Các tài liệu phải được cấp bởi cơ quan hành chính chính thức tại quốc gia nơi sinh (ví dụ: cơ quan hộ tịch, tòa án, v.v.) Trường hợp tài liệu không phải tiếng Nhật, cần kèm theo bản dịch tiếng Nhật do người có năng lực thực hiện (không bắt buộc phải là bản công chứng, nhưng nên ghi rõ người dịch và ngày dịch).Nộp bản sao (1 bản) 6Trường hợp nhận con nuôi đặc biệt - Nộp một trong các giấy tờ sau (1 bản) a. Giấy chứng nhận tiếp nhận hồ sơ đăng ký nhận con nuôi đặc biệt b. Bản sao phán quyết liên quan đến việc nhận con nuôi do Tòa án gia đình Nhật Bản cấp kèm theo giấy chứng nhận phán quyết có hiệu lựcNộp bản sao (1 bản) 7Tài liệu chứng minh chi phí sinh hoạt tại Nhật a. Giấy tờ liên quan đến người chi trả chi phí sinh hoạt cho người nộp đơn: Giấy chứng nhận thuế cư trú (住民税) và Giấy chứng nhận đã nộp thuế cư trú (納税証明書) trong vòng 1 năm gần nhất - Mỗi loại 1 bản, có ghi tổng thu nhập trong năm và tình trạng nộp thuế ※ Có thể xin tại tòa thị chính, quận/huyện nơi cư trú tính đến ngày 1 tháng 1. ※ Trường hợp giấy chứng nhận có ghi rõ cả tổng thu nhập và tình trạng nộp thuế thì chỉ cần một loại cũng được chấp nhận. b. Trường hợp không thể chứng minh bằng mục (a) do mới nhập cảnh hoặc vừa chuyển nơi cư trú: Vui lòng nộp thêm các tài liệu sau (tùy theo tình hình thực tế): - Bản sao sổ tiết kiệm ngân hàng Có thể sử dụng bản in màn hình sổ ngân hàng online (miễn là có thể xác minh lịch sử giao dịch). Tuy nhiên, không chấp nhận tài liệu chỉnh sửa được như file Excel. - Giấy chứng nhận dự kiến tuyển dụng hoặc Thông báo tuyển dụng chính thức Do công ty tại Nhật cấp. - Các tài liệu tương đương khác Tùy trường hợp có thể bổ sung theo hướng dẫn từ cơ quan tiếp nhận hồ sơ.Nộp bản gốc hoặc bản sao tuỳ loại 8Thư bảo lãnh của người bảo lãnh - 1 bản Có thể tải về từ các liên kết sau: - Mẫu thư bảo lãnh (Bản tiếng Nhật) - Mẫu thư bảo lãnh (Bản tiếng Anh) Lưu ý: Người bảo lãnh phải là người Nhật đang cư trú tại Nhật Bản. Họ sẽ chịu trách nhiệm về việc bảo đảm cư trú, sinh hoạt và tuân thủ pháp luật cho người nộp đơn trong quá trình sinh sống tại Nhật.Nộp bản gốc (1 bản) 9Giấy chứng nhận cư trú (住民票) Bản sao có ghi đầy đủ tất cả thành viên trong hộ gia đình (1 bản) - Nếu người nộp đơn còn dưới 18 tuổi, vui lòng nộp giấy chứng nhận cư trú của người bảo hộ. - Nếu người nộp đơn đã thành niên, vui lòng nộp giấy chứng nhận cư trú của những người đang sống cùng tại Nhật Bản. - Vui lòng loại bỏ thông tin mã số cá nhân (My Number), các mục khác phải được ghi đầy đủ, không được bỏ sót.Nộp bản gốc (1 bản) 10Bản sao 2 mặt thẻ lưu trú của người xin visa ※ Cầm theo bản gốc khi đi nộp hồ sơNộp bản sao (1 bản) 11Bản sao trang thông tin hộ chiếu của người xin COE - Trang có ảnh và thông tin cá nhân - Không cần bản dịch ※ Cầm theo bản gốc khi đi nộp hồ sơNộp bản sao (1 bản) Bạn cần hỗ trợ thủ tục visa? Văn phòng luật FSOHỗ trợ COE, chuyển đổi và gia hạn visa trên toàn Nhật Bản. Đội ngũ Luật sư người Nhật chuyên môn cao, xử lý hồ sơ nhanh chóng & chính xác.Tel: 080-8385-4864 (Line/Zalo)Liên hệ