Thủ tục cần làm sau khi nhập cảnh Giấy tờ quan trọng (bắt buộc phải mang theo bản gốc) Hộ chiếu (Passport) còn hạn trên 6 tháng Visa dán trong hộ chiếu Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (在留資格認定証明書 – nếu được cấp riêng) Giấy báo nhập học / Hợp đồng lao động / Giấy tiếp nhận Giấy tiêm chủng/ Sổ khám sức khỏe (nếu cần) Bản dịch tiếng Nhật của các giấy tờ quan trọng (nếu có) Nên scan tất cả các giấy tờ quan trọng và lưu trên điện thoại, email hoặc drive để phòng trường hợp thất lạc. Những việc cần làm trong tuần đầu tiên sau khi đến Nhật Bản Lần đầu đến Nhật Bản để học tập hoặc làm việc, nhiều người sẽ cảm thấy bối rối vì không biết cần chuẩn bị và thực hiện những thủ tục gì. Để giúp bạn nhanh chóng ổn định cuộc sống, bài viết này sẽ hướng dẫn các thủ tục hành chính cần thiết trong tuần đầu tiên sau khi đặt chân đến Nhật Bản. Hãy thực hiện 6 bước quan trọng dưới đây để khởi đầu thuận lợi nhé. Nhận thẻ cư trú tại sân bay Đăng ký địa chỉ tại tòa thị chính Đăng ký nhập hộ với vợ/chồng Đăng ký tư cách làm thêm 28 giờ/tuần Tham gia các loại bảo hiểm và Nenkin Đăng ký làm Thẻ My Number Mở tài khoản ngân hàng 1. Nhận thẻ cư trú tại sân bay Thẻ cư trú (在留カード) là giấy tờ xác minh nhân thân bắt buộc đối với người nước ngoài cư trú tại Nhật Bản. Bạn cần luôn mang theo thẻ này trong suốt thời gian sinh sống tại đây. Thẻ ghi rõ thông tin như họ tên, quốc tịch, ngày sinh, tư cách lưu trú,… Bạn sẽ nhận được thẻ cư trú ngay tại sân bay sau khi hoàn tất thủ tục nhập cảnh nếu hạ cánh tại một trong các sân bay sau: Narita (NRT) Haneda (HND) Chubu (NGO) Kansai (KIX) Shin-Chitose (CTS) Hiroshima (HIJ) Fukuoka (FUK) Lưu ý: Nếu bạn nhập cảnh tại sân bay khác, thẻ cư trú sẽ không được cấp ngay. Sau khi đến nơi ở, bạn cần đến tòa thị chính địa phương để nộp “Giấy thông báo chuyển đến” (転入届). Thẻ cư trú sẽ được gửi về địa chỉ đăng ký của bạn. 2. Đăng ký địa chỉ tại tòa thị chính Sau khi có nơi ở cố định, bạn cần khai báo địa chỉ cư trú tại tòa thị chính nơi bạn sinh sống trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến. Hồ sơ cần thiết: Hộ chiếu Thẻ cư trú Các giấy tờ khác tùy thuộc quy định của địa phương (xem trên website chính quyền địa phương) Nếu bạn không khai báo địa chỉ trong vòng 90 ngày kể từ ngày nhập cảnh mà không có lý do chính đáng, tư cách lưu trú có thể bị thu hồi. 3. Đăng ký nhập hộ với vợ/chồng (áp dụng với visa gia đình) Nếu bạn sang Nhật theo diện visa gia đình (家族滞在) và muốn đăng ký cư trú chung với vợ/chồng, bạn cần thực hiện thủ tục “nhập hộ khẩu” (世帯主との同居登録) tại tòa thị chính địa phương nơi vợ/chồng bạn đang sinh sống. Hồ sơ cần chuẩn bị: Thẻ cư trú (hoặc giấy xác nhận sẽ nhận thẻ cư trú sau) Hộ chiếu Giấy chứng nhận kết hôn (bản photo bản gốc kèm bản gốc để đối chiếu – nếu có) Bản dịch tiếng Nhật của giấy chứng nhận kết hôn Lưu ý: Bản dịch phải có ghi rõ thông tin người dịch như tên, địa chỉ, số điện thoại. Ghi chú: Nên để người có tên trong giấy thuê nhà hoặc người đứng tên chủ hộ đi cùng bạn để làm thủ tục nhanh hơn. Việc đăng ký hộ khẩu chung giúp dễ dàng xử lý các giấy tờ sau này như bảo hiểm, thuế, ngân hàng,… 4. Đăng ký tư cách làm thêm 28 giờ/tuần (áp dụng với visa gia đình) Nếu bạn đang du học tại Nhật với visa “du học” (留学) và muốn đi làm thêm, bạn bắt buộc phải xin phép Cục Xuất Nhập Cảnh để được cấp “Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú” (資格外活動許可). Thông tin cần biết: Thời gian làm thêm được phép: tối đa 28 giờ/tuần, và tối đa 8 giờ/ngày trong kỳ nghỉ dài (như nghỉ hè, nghỉ xuân). Bạn không được làm thêm khi chưa được cấp phép – nếu vi phạm, có thể bị thu hồi tư cách lưu trú. Cách đăng ký: Bạn có thể nộp đơn tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương Hồ sơ cần chuẩn bị: Mẫu đơn xin phép hoạt động ngoài tư cách (có thể tải từ trang web Cục Xuất nhập cảnh) Thẻ cư trú Hộ chiếu Lưu ý: Sau khi được cấp phép, mặt sau thẻ cư trú sẽ được đóng dấu xác nhận cho phép làm thêm. Một số công việc không được phép làm như trong ngành giải trí về đêm (quán bar, karaoke, pachinko, v.v.) 5. Tham gia các loại bảo hiểm và Nenkin Bảo hiểm y tế quốc dân (国民健康保険): Người có thời gian lưu trú từ 3 tháng trở lên bắt buộc phải tham gia. Đăng ký tại tòa thị chính. Cần chuẩn bị: Thẻ cư trú hoặc hộ chiếu Văn bản chỉ định 指定書 (nếu có tư cách lưu trú là “Hoạt động đặc biệt”) Bảo hiểm xã hội (社会保険): Nếu bạn đi làm tại Nhật, công ty sẽ đăng ký bảo hiểm xã hội cho bạn. Hãy làm theo hướng dẫn của công ty. Nenkin quốc dân (国民年金): Tất cả cư dân Nhật Bản từ 20 đến 59 tuổi đều phải tham gia nếu không thuộc hệ thống lương hưu phúc lợi (厚生年金). Cần chuẩn bị: Thẻ cư trú, hộ chiếu (ghi rõ ngày nhập cảnh) Những người có tư cách lưu trú như “Kỹ thuật – Tri thức nhân văn – Nghiệp vụ quốc tế”, “Kỹ năng đặc định”, “thực tập sinh kỹ năng”… thường tham gia lương hưu phúc lợi, do công ty quản lý. 6. Đăng ký làm Thẻ My Number My Number là mã số cá nhân dùng trong các thủ tục hành chính như an sinh xã hội, thuế, phòng chống thiên tai,… và có thể dùng như giấy tờ tùy thân. Bạn có thể đăng ký thẻ qua: Trực tuyến Bưu điện Bốt chụp ảnh chuyên dụng Thẻ này cũng được sử dụng khi khai thuế, đăng ký bảo hiểm xã hội, và nhiều dịch vụ hành chính khác. Nên làm sớm để thuận tiện về sau. 7. Mở tài khoản ngân hàng Bạn cần tài khoản ngân hàng để: Nhận lương Thanh toán điện, gas, internet Trả tiền nhà Nơi mở: Ngân hàng gần nơi ở Hoặc đăng ký trực tuyến (tùy ngân hàng) Hồ sơ cần chuẩn bị: Thẻ cư trú Thẻ My Number (nếu có) Hộ chiếu Giấy chứng nhận địa chỉ, thẻ bảo hiểm y tế, bằng lái xe,… (tùy ngân hàng yêu cầu) Số điện thoại tại Nhật Hãy tham khảo thông tin chi tiết trên website chính thức của ngân hàng bạn muốn sử dụng. Tổng kết Bằng cách hoàn tất 7 bước quan trọng trong tuần đầu tiên này, bạn sẽ thiết lập được nền tảng vững chắc để bắt đầu cuộc sống và công việc tại Nhật Bản. Sau khi hoàn thành: Bạn có thể tiếp tục mua sắm đồ dùng sinh hoạt Đăng ký sử dụng điện, nước, internet,… Và từng bước ổn định cuộc sống lâu dài tại Nhật
