Thủ tục chuyển đổi visa 1. Đối tượng áp dụng Người đang lưu trú tại Nhật với tư cách khác (ví dụ kỹ sư, du học sinh, visa gia đình…) và là vợ hoặc chồng hợp pháp của người Nhật muốn chuyển sang tư cách lưu trú “Vợ/Chồng người Nhật”. 2. Hồ sơ cần chuẩn bị Đơn xin chuyển đổi tư cách lưu trú. Giấy đăng ký kết hôn hợp pháp. Giấy tờ chứng minh mối quan hệ thực tế (ảnh chung, tin nhắn, chứng từ sống chung…). Giấy tờ chứng minh tư cách người Nhật (hộ chiếu, thẻ cư trú…). Giấy tờ chứng minh khả năng tài chính và nơi ở hợp pháp. 3. Quy trình Nộp hồ sơ chuyển đổi tại Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản trước khi visa hiện tại hết hạn. Chờ xét duyệt (khoảng 1–3 tháng). Nếu được chấp thuận, nhận thẻ lưu trú mới với tư cách “Vợ/Chồng người Nhật”. 4. Lưu ý Trong thời gian chờ xét duyệt, nếu nộp hồ sơ đúng hạn, bạn có thể tiếp tục lưu trú hợp pháp theo visa cũ. Việc chứng minh quan hệ hôn nhân thật sự rất quan trọng để tránh bị nghi ngờ và từ chối hồ sơ. Danh sách giấy tờ cần chuẩn bị STTLoại giấy tờGhi chú 1Đơn xin chuyển đổi tư cách lưu trú (Chuyển đổi visa) - Tải file PDF để in và viết tay - Tải file Excel để nhập thông tin bằng máy tính ※Tham khảo cách ghi ở cuối bài viếtNộp bản gốc (1 bản) 2Ảnh thẻ 3x4 - Kích thước: 4×3 cm - Chụp trong vòng 6 tháng - Chụp chính diện, không đội mũ, rõ nét - Dùng để dán vào đơnNộp bản gốc (1 cái) 3Bản sao hộ tịch (toàn bộ nội dung) của người Nhật – 1 bản - Yêu cầu: Hộ tịch phải có ghi rõ thông tin về việc kết hôn với người nộp đơn. - Lưu ý: Trường hợp hộ tịch không ghi rõ việc kết hôn, cần nộp bổ sung Giấy chứng nhận thụ lý đăng ký kết hôn (婚姻届出受理証明書) cùng với hộ tịch.Nộp bản sao (1 bản) 4Giấy chứng nhận kết hôn Do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (quốc tịch của người nộp đơn) cấp - 1 bảnNộp bản sao và bản dịch (1 bản) 5Tài liệu chứng minh chi phí sinh hoạt tại Nhật a. Giấy tờ liên quan đến người chi trả chi phí sinh hoạt cho người nộp đơn: Giấy chứng nhận thuế cư trú (住民税) và Giấy chứng nhận đã nộp thuế cư trú (納税証明書) trong vòng 1 năm gần nhất - Mỗi loại 1 bản, có ghi tổng thu nhập trong năm và tình trạng nộp thuế ※ Có thể xin tại tòa thị chính, quận/huyện nơi cư trú tính đến ngày 1 tháng 1. ※ Trường hợp giấy chứng nhận có ghi rõ cả tổng thu nhập và tình trạng nộp thuế thì chỉ cần một loại cũng được chấp nhận. b. Trường hợp không thể chứng minh bằng mục (a) do mới nhập cảnh hoặc vừa chuyển nơi cư trú: Vui lòng nộp thêm các tài liệu sau (tùy theo tình hình thực tế): - Bản sao sổ tiết kiệm ngân hàng Có thể sử dụng bản in màn hình sổ ngân hàng online (miễn là có thể xác minh lịch sử giao dịch). Tuy nhiên, không chấp nhận tài liệu chỉnh sửa được như file Excel. - Giấy chứng nhận dự kiến tuyển dụng hoặc Thông báo tuyển dụng chính thức Do công ty tại Nhật cấp. - Các tài liệu tương đương khác Tùy trường hợp có thể bổ sung theo hướng dẫn từ cơ quan tiếp nhận hồ sơ.Nộp bản gốc hoặc bản sao tuỳ loại 6Thư bảo lãnh của người bảo lãnh (vợ/chồng là người Nhật) - 1 bản Có thể tải về từ các liên kết sau: - Mẫu thư bảo lãnh (Bản tiếng Nhật) - Mẫu thư bảo lãnh (Bản tiếng Anh) Lưu ý: Người bảo lãnh phải là vợ/chồng người Nhật đang cư trú tại Nhật Bản. Họ sẽ chịu trách nhiệm về việc bảo đảm cư trú, sinh hoạt và tuân thủ pháp luật cho người nộp đơn trong quá trình sinh sống tại Nhật.Nộp bản gốc (1 bản) 7Bản khai câu hỏi (質問書) - 1 bản Tải file PDF để in và viết tay (Bản tiếng Nhật) Tải file PDF để in và viết tay (Bản tiếng Anh) Tải file PDF để in và viết tay (Bản tiếng Viết) - Là tài liệu bắt buộc phải nộp khi xin phép cư trú vĩnh viễn với tư cách "vợ/chồng của người Nhật", "vợ/chồng của người vĩnh trú", v.v. - Mỗi người nộp đơn cần tự điền đầy đủ thông tin cá nhân, nội dung cuộc sống hôn nhân (hoặc mối quan hệ huyết thống), lịch sử cư trú, công việc, và thu nhập. - Không được bỏ trống bất kỳ mục nào. - Mẫu đơn có thể tải từ trang web của Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản hoặc liên hệ tại quầy tiếp nhận hồ sơ.Nộp bản gốc (1 bản) 8Tài liệu chứng minh mối quan hệ thực tế giữa vợ chồng a. Ảnh chụp chung: - Nộp 2 đến 3 tấm ảnh chụp chung của hai vợ chồng. - Yêu cầu ảnh nhìn rõ khuôn mặt, không qua chỉnh sửa bằng ứng dụng (app). - Ưu tiên các ảnh chụp trong những thời điểm khác nhau (du lịch, sinh hoạt hàng ngày, với gia đình/vợ chồng,...). b. Các tài liệu khác (nếu có): - Lịch sử tin nhắn, bình luận trên mạng xã hội (SNS) (ví dụ: LINE, Facebook, Zalo, v.v.) - Lịch sử cuộc gọi (call history) (bản in màn hình từ ứng dụng gọi điện có thể chấp nhận nếu thể hiện được sự liên lạc thường xuyên) ※ Những tài liệu này giúp chứng minh rằng hai người đang có quan hệ hôn nhân thực sự, có liên lạc và sinh hoạt như vợ chồng đúng nghĩa.Nộp bản gốc hoặc bản sao tuỳ loại 9Giấy chứng nhận cư trú (住民票) Bản sao có ghi đầy đủ tất cả thành viên trong hộ gia đình (1 bản) - Nếu người nộp đơn còn dưới 18 tuổi, vui lòng nộp giấy chứng nhận cư trú của người bảo hộ. - Nếu người nộp đơn đã thành niên, vui lòng nộp giấy chứng nhận cư trú của những người đang sống cùng tại Nhật Bản. - Vui lòng loại bỏ thông tin mã số cá nhân (My Number), các mục khác phải được ghi đầy đủ, không được bỏ sót.Nộp bản gốc (1 bản) 10Bản sao 2 mặt thẻ lưu trú của người xin visa ※ Cầm theo bản gốc khi đi nộp hồ sơNộp bản sao (1 bản) 11Bản sao trang thông tin hộ chiếu của người xin COE - Trang có ảnh và thông tin cá nhân - Không cần bản dịch ※ Cầm theo bản gốc khi đi nộp hồ sơNộp bản sao (1 bản) Bạn cần hỗ trợ thủ tục visa? Văn phòng luật FSOHỗ trợ COE, chuyển đổi và gia hạn visa trên toàn Nhật Bản. Đội ngũ Luật sư người Nhật chuyên môn cao, xử lý hồ sơ nhanh chóng & chính xác.Tel: 080-8385-4864 (Line/Zalo)Liên hệ